В делопроизводстве характеристика – официальный документ, который описывает деловые, моральные, мировоззренческие качества конкретного человека, чаще всего работника. У слова греческое происхождение, прилагательное charakteristikos буквально означает «отличительный». От рекомендательного письма характеристика отличается тем, что может быть не только положительной, но и отрицательной.

По умолчанию характеристики с места работы составляются руководителем или кадровиком sine ira et studio – без гнева и пристрастия. У советских кадровиков в ходу был даже синоним «объективка», подчеркивающий беспристрастность составителя. Разумеется, на деле так бывает не всегда.

В советское время служебные характеристики были инструментом изощренных интриг, карьерного продвижения и коварного сведения счётов. Если чиновнику прочили повышение по службе, то в характеристике даже недостатки выглядели достоинствами. Без положительной характеристики с места работы или учебы нельзя было вступить в партию и комсомол. Отрицательная характеристика в уголовном суде могла отягчить приговор сильнее, чем десять свидетелей обвинения. Наоборот, положительный отзыв о правонарушителе с места работы и тогда, и сейчас считается смягчающим обстоятельством.

Роль характеристик в наши дни

Сегодня у работодателей и прочих интересантов появились онлайн-каналы обмена информацией, и ценность бумажных характеристик существенно снизилась. Тем не менее, каждый кадровик обязан знать правила оформления этих документов и владеть навыками завуалированной передачи информации. За скупыми казенными строками можно четко выразить как положительное, так и негативное отношение к объекту характеристики. Виртуозности в этом искусстве достигли немцы, примеры их тайного бюрократического языка – в конце материала.

Виды служебных характеристик

В зависимости от того, кто будет читать и анализировать документ, характеристики делятся на внешние и внутренние. Внешние характеристики составляются для:

• будущих работодателей, если человек уволился, увольняется или активно ищет работу;
• образовательных учреждений, куда работник поступает на учебу, на курсы повышения квалификации или стажировку;
• кредитных учреждений при получении крупных займов;
• гражданского или уголовного суда;
• правоохранительных органов;
• миграционной службы;
• военкомата;
• органов опеки и попечительства;
• бюро медико-социальной экспертизы;
• других государственных или муниципальных органов, которые хотят досконально проверить субъекта.

Условно внешние характеристики делят на трудовые и нетрудовые. В первых акцент ставится на деловые качества работника, во вторых – на морально-этические.

Помимо характеристик с работы часто составляются характеристики с места учёбы, регистрации (прописки). Лица, отбывающие уголовное наказание, обязательно получают характеристику в администрации исправительного учреждения, которая необходима для условно-досрочного освобождения и устройства на работу на воле.

Внешняя характеристика может быть выдана человеку на руки или направлена заинтересованному лицу напрямую почтой, курьером или средствами электронной связи.

Внутренние характеристики предназначены для оборота внутри компании-работодателя. Чаще всего они составляются в электронном виде и не доводятся до сведения объекта оценки.

Внутренняя характеристика составляется в случае:

1. Изменения штатного расписания, продвижения работника по служебной лестнице.
2. Поощрения, представления к награде.
3. Решения вопроса о виде наказания в случае совершения серьезного проступка.
4. Выбора кандидата на выполнение ответственного задания и т.д.

В крупных компаниях внешние и внутренние характеристики готовит HR-специалист при поддержке непосредственного начальника «объекта внимания», специалиста по безопасности. Иногда опрашиваются коллеги по подразделению, контрагенты, с которыми взаимодействует сотрудник.

Содержание характеристики

Конкретные примеры характеристик с места работы несложно найти в интернете, поэтому пройдемся по теме схематично. Вот какие пункты должен содержать документ:

1. ФИО, дата рождения.
2. Должность.
3. Стаж работы в организации. Если человек работал в организациях-правопреемниках или в смежных компаниях, можно указать общий стаж.
4. Движение по карьерной лестнице.
5. Должностные обязанности в настоящее время.
6. Отношение к работе.
7. Оценка трудоспособности и деловых качеств.
8. Оценка роли сотрудника в коллективе.
9. Заслуги и допущенные ошибки.
10. Поощрения и взыскания.
11. Личные качества, влияющие на уровень профессионализма.

Если общий тон отзыва мажорный, то сначала перечисляются положительные качества, потом отрицательные. Если характеристика негативная, возможны два порядка подачи информации. В обоих случаях демонстрируется объективность составителя: хоть перед нами и мерзавец, но есть в нем и что-то хорошее.

В характеристике не обязательно указывать данные об образовании, пройденных курсах повышения квалификации, ученых степенях и т.д. Эти сведения включаются лишь в том случае, если они пригодятся получателю характеристики для  объективной оценки индивида.

Составитель отзыва должен подходить к делу ответственно и думать, что пишет, чтобы не оказаться в щекотливой ситуации. Например, если в торговой организации сотрудник, имеющий доступ к финансовым или товарным потокам, приходит за характеристикой для получения крупного беззалогового кредита, стоит тщательно проверить историю сотрудника. В случае невозврата кредита в совокупности с фактами растраты или хищений на работе безоблачная характеристика вызовет закономерный интерес правоохранительных органов. То же самое в еще большей степени касается и характеристик, которые отправляются в суды и органы правопорядка.

В характеристике с места работы нельзя указывать паспортные данные, адреса, номера телефонов, электронные контакты граждан – это будет нарушением Закона о персональных данных.

Эзопов язык немецких кадровиков

В заключении, как обещали, расскажем о тайном языке немецких HR-специалистов, которые умудряются в нейтральных характеристиках дать коллегам оценку, не требующую двойного толкования.

Характеристики Отто фон Штирлица и его «коллег по цеху» в романе Юлиана Семенова «Семнадцать мгновений весны» — это, конечно, писательский стёб, пародия не только на немецкий, но и на тогдашний советский канцелярит. Но они довольно точно передают суть немецкого бюрократического языка. Сегодня подобные, внешне бесцветные и бессодержательные, объективки в Германии по-прежнему в ходу. Там отзыв с места работы заменяет трудовую книжку и называется Arbeitszeugnis (произносится арбайтцойкнес).

Внешне совершенно бессодержательные и в целом положительные отзывы с места предыдущей работы расскажут опытному кадровику о потенциальном кандидате все. Дело в нюансах и кодовых фразах, встроенных в текст отзыва.

В языке русскоязычных кадровиков нет таких изощренных методов шифрования, однако опытный HR-специалист при необходимости всегда найдет возможность рассказать между строк чуть больше, чем может сухая канцелярская характеристика.