С конца марта 2020 года в России из-за пандемии коронавирусной инфекции начали действовать карантинные меры. И хотя к лету часть мер была отменена, эпидемиологи не исключают новых волн заболеваемости. Это означает, что организациям нужно быть готовыми к новым ограничениям и к тотальному возврату на удалённую работу.

Это касается и HR-служб, которые по природе своей связаны с интенсивными внешними контактами. В отдел кадров приходят соискатели, совместители, командированные, те, кто собрался увольняться. Карантин предполагает минимизацию или полное ограничение таких контактов. Но как в таком случае оформлять договоры и приказы, собирать подписи, выдавать на руки трудовые книжки?

Специалисты рекрутингового агентства «Основа» в Казани расскажут, как выстроить работу службы персонала на удалёнке, не проиграв в эффективности и не потеряв в карантинной неразберихе важные документы.

Прежде всего, отметим, что «режим самоизоляции», как витиевато назвали в России фактический карантин, это не чрезвычайное положение. Нормы гражданского законодательства, в том числе Трудового кодекса, продолжают действовать. А значит, в алгоритмах работы службы персонала кардинальных изменений не предвидится.

Речь идёт о максимальном переводе документооборота на цифровые рельсы, общение по аудио и видеоконференции, в корпоративном чате или мессенджерах. Если возникает острая необходимость в передаче документов на бумажном носителе, задействуется собственная или привлеченная курьерская служба.

В конце концов, практика карантина весной 2020 года показала, что полностью по домам, как в Китае, никого не заперли, В случае производственной необходимости предприятия могли оформить для своих сотрудников пропуска для перемещения по городу и даже по стране.

Эти бумаги носили уведомительный характер, попытки властей некоторых регионов наладить централизованный электронный пропускной режим фактически провалились – неповоротливые муниципальные IT- службы оказались не готовы к решению столь масштабной задачи в короткий срок. Кстати, оформление рабочих пропусков в компаниях легло на плечи все тех же эйчаров, которые справились с новой нагрузкой достойно.

Рассмотрим теперь некоторые практические аспекты удаленной работы HR-служб на основе опыта апреля – июня 2020 года.

Реален ли электронный обмен с сотрудниками?

Если до пандемии в компании уже была налажена современная система электронного документооборота, а большинство сотрудников заняты офисной работой и имели сертификаты ЭЦП, то особых трудностей с переходом на удалёнку нет. Иное дело, если системы электронного обмена ещё нет, не все сотрудники оснащены рабочими местами с терминальным оборудованием. В этом случае предлагаются следующие промежуточные меры, которые следует совместить с работой IT-специалистов, настраивающих виртуальную сеть удаленного доступа:

1. Подготовка письменной пошаговой инструкции для всех сотрудников, в которой разъясняется порядок самостоятельного заполнения стандартных документов (где ставить подпись, сколько экземпляров распечатывать и т.д.).
2. Каждый работник обязан завести картонную папку для хранения документов, которые после возобновления нормального режима работы следует сдать в службу персонала.
3. Все распечатанные и подписанные дома документы по возможности сканируются (в крайнем случае, фотографируются на камеру телефона). Затем изображение пересылается в HR-службу по электронной почте. Если в компании нет корпоративного чата, его рекомендуется завести в мессенджере (Viber, What’s Up или на другой доступной платформе).
4. Служба персонала ведёт реестр электронных документов по каждому работнику. После получения бумажных документов данные реестра сверяются с фактическим наличием документов.
5. Если необходима физическая передача того или иного документа, работник приглашается в офис, либо документ передается с курьером.

Как оформить работника удаленно?

После анализа поступивших на вакансию резюме рекрутер проводит собеседование с кандидатами по видеосвязи. Если это предусмотрено регламентом, работники получают тестовое задание и выполняют его онлайн. По итогам собеседования и проверки определяется кандидат-победитель, которого нужно принять в штат. Процедура выглядит так:

1. Соискатель даёт согласие на обработку персональных данных в соответствии с законом 152-ФЗ. По электронной почте ему направляется файл с текстом согласия. Документ распечатывается, подписывается, затем сканируется или фотографируется на телефон. Изображение отсылается сотруднику, который отвечает за отбор персонала. Оригинал остается в папке, про которую сказано выше.
2. Получив согласие на обработку персональных данных, эйчар просит выслать ему цифровые копии документов, необходимых для процедуры оформления в штат. В комплект входят: общегражданский паспорт, бланки ИНН и СНИЛС, документы об образовании, военный билет, трудовая книжка (в бумажном виде). Если на предыдущем месте работы уже оформлена электронная трудовая книжка, требуется ссылка на электронный документ.
3. В корпоративной базе данных работнику выделяется ячейка, куда помещаются все присланные электронные документы и копии. Работнику высылается ссылка с доступом для последующего пополнения базы.
4. Работнику предоставляется доступ к локальным нормативным актам организации. В трудовой договор полезно включить пункт об ознакомлении с этими документами во избежание возможных противоречий («я об этом ничего не знал»).

Проделав всю предварительную работу, менеджер, ответственный за подбор персонала, заполняет трудовой договор, создает приказ о приеме на работу, должностную инструкцию (если её нет в договоре). Формируется электронная карточка по форме Т2. Новобранец заполняет заявление с реквизитами на перечисление заработной платы. Если в организации действует зарплатный проект, эйчар согласовывает дистанционное открытие счёта в банке. Банковская карта высылается сотруднику с курьером, либо он лично получает её в офисе кредитного учреждения.

Как уже сказано выше, во избежание недоразумений при пересылке и хранении документов, желательно заранее составить наиподробнейшую инструкцию, которая будет понятна сотрудникам любого возраста, специальности и уровня адаптации к цифровой технике.

Если вы сомневаетесь в надежности вновь принятого сотрудника, лучше найти способ и сразу получить от него оригиналы документов. А ещё лучше, в принципе, сократить прием на работу и увольнение в период карантинных ограничений.

Вынужденный переход на удаленную работу серьезно осложнил жизнь работников HR и агентств по подбору персонала, но не поставил перед ними совсем уж неразрешимых проблем. Нет сомнения, что пандемия даст ощутимый толчок к развитию прикладных IT-методик, которые помогут наладить полноценный электронный документооборот и уйти от архаичных бумажных трудовых книжек и стеллажей с архивной макулатурой.

Для небольших компаний приемлемой альтернативой содержанию собственной кадровой службы остаётся заказ услуг подбора персонала и ведения кадрового делопроизводства аутсорсинговым компаниям. Кадровое агентство «Основа» готово предоставить HR-сопровождение вашего бизнеса в Казани и других городах Республики Татарстан.